Як закінчити ділове лист

Працівник будь-якої сфери рано чи пізно стикається з проблемою написання ділового листа. Головне питання – як розпочати і, як закінчити? Багато сайтів пропонують основні правила і приклади, чомусь, приділяючи мало уваги завершальній частині документів. Але лист має бути ідеальним у всьому. Навіть найменше недотримання правил може зашкодити вашому авторитету чи престижу фірми.
У стислій формі пропонуємо ознайомитися з головними правилами ділових листів і більш докладно зупинимося на заключній частині офіційного листа.

Головні правила ділових листів.

  1. Оформляючи лист, пам’ятайте, що висловлюєте не власний погляд, а виступаєте від імені юридичної особи (установи, організації чи підприємства).
  2. Ви зобов’язані чітко представити результати, яких потрібно досягти за допомогою цього листа, і ефективно використовувати всі можливості тексту.
  3. Чітко визначте план викладу, виділивши інформацію на вступ, основну частину або кінцівку.
  4. У вступі, після звернення, готуємо адресата до сприйняття. Це може бути короткий виклад подій, що зумовили виникнення документа. Основна частина містить виклад суті проблеми з необхідною аргументацією (пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти).

Більш ефективний і простий для сприйняття текст, в якому, спочатку, викладені пропозицію, прохання чи вимога, потім, – аргументація, а вступна частина взагалі відсутня.

Частина кінцівки – програми.

Певні документи мають додатки, які доповнюють, пояснюють, чи деталізують окремі питання. Про них обов’язково зазначають в кінці листа, відступаючи від останнього абзацу кілька рядків.

Способи оформлення додатків:

    1. Програми, про яких згадується в тексті, то відмітку про це оформляють так:

Додаток: на 5 арк. у 3 екз.

    1. Додатки, не зазначені в тексті, необхідно перерахувати, обов’язково вказавши назву, кількість сторінок у кожному додатку та кількість примірників.

Додаток: «Акт оцінки вартості незавершеного будівництва», на 2 стор. у 3 екз.

    1. Іноді кілька додатків. Тоді вони перелічуються за назвами й нумеруються. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на … стор

Копії документів прикладіть до листа в тому порядку, в якому вони були пронумеровані в додатку.Додаток, як правило, підписують керівники структурних підрозділів. У разі, коли додатки зброшуровані, немає необхідності вказувати кількість сторінок.

Ввічливість і коректність – основа кінцівки.

Є різні варіанти побудови кінцівки. Це залежить від того, про що говорилося в листі.

Найбільш уживані приклади завершення:

  1. Повторити подяку, надану на початку чи просто подякувати за допомогу:

Ще раз дякуємо …Дозвольте ще раз подякувати Вас …Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність …Спасибі за допомогу …

  1. Висловити сподівання:

Сподіваємось, що домовленість буде взаємовигідною …Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас …Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю …Сподіваюся, що незабаром зможу особисто зможу зустрітися з Вами …Сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом …

  1. Запевнення адресата (зазвичай, психологічно позитивно діє на адресата):

Запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку…Ми будемо раді співпрацювати з вами …Був би радий співпрацювати з Вами і чекаю Вашої відповіді …

  1. Прохання:

Просимо уважно ознайомитися з матеріалами і дати відповідь…Просимо Вас терміново повідомити …Просимо терміново вжити заходів щодо поліпшення ситуації …Прошу зателефонувати мені в будь-який зручний для Вас час …

  1. Повторення вже висловленого вибачення за незручності:

Ще раз прошу вибачення за заподіяні незручності …Щиро просимо вибачення за цю вимушену затримку з оплатою …

Прощання

  1. В офіційній переписці прощатися можна по-різному:

З повагою…З повагою і найкращими побажаннями…З щирою до Вас повагою…Бажаємо успіхів.

  1. Якщо ви добре знайомі з адресатом або успішно співпрацюєте з ним, то можете закінчити листа дружніми фразами (не панібратськими):

Щиро Ваш…З найкращими побажаннями…З вдячністю і найкращими побажаннями.

Закінчувати документ можна і не використовуючи ці конструкції!

Англійські особливості завершення листів.

  1. Зазвичай закінчують офіційний лист так: Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours (Ваш) та підписом, вказуючи під нею ваше прізвище і посаду.
  2. Щоб не ставити вашого партнера в скрутне становище і не змушувати робити припущення щодо вашого статі, потрудіться написати своє ім’я повністю, тобто не P. R. Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

Підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа і один з найважливіших способів його посвідчення.

Чиновники підписують документи в межах своєї компетенції.Реквізит «підпис» складається з найменування посади, ініціалів і прізвища особи, яка підписала документ.

Директор заводу «Мармур» (підпис) А. Б. Коваль

Документи, які полягають в установах, що діють за принципом єдиноначальності, підписує одна посадова особа (керівник, заступник або працівник, якому це доручено).На документах колегіальних органів (протоколи, рішення) ставлять два підписи (голови і секретаря). Розпорядження підписує керівник.Дві і більше ставлять підписи на документах, зміст яких відповідає кілька осіб:

  • грошово-фінансові документи підписують керівник установи і головний бухгалтер;
  • угоди підписують представники договірних.

Підпису декількох осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, відповідної службової ієрархії.

Директор (підпис) С. П. АнтонюкГлавный бухгалтер (підпис) В. Т. Дудко

Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи необхідно розташовувати на одному рівні.

Директор заводу «Промінь» Директор заводу«Світло»(підпис) В. Р. Сахно (підпис) Л. П. Котів

Підпис починається із ініціалів (ставляться перед прізвищем), далі прізвище. Розшифрування підпису в дужки брати не треба!

Друк.

На деяких документах, для закріплення юридичної сили, ставлять відбиток печатки. Відбиток повинен захоплювати частину найменування посади та особистий підпис.

Дата.

Дату ставлять нижче підпису ліворуч.Офіційний лист датують днем його підписання або затвердження керівником установи.

Існує загальноприйнятий порядок датування:

  1. елементи дати пишуть в одному рядку трьома парами арабських цифр у порядку послідовності: день, місяць, рік;
  2. якщо порядковий номер дня місяця або число першого десятка (від 1 до 9), то перед нею ставлять нуль: 03.01.15.
  3. Слово рік, скорочення р. не ставлять.

Корисні поради.

  • Після закінчення, перевірте лист на граматичні помилки і простежте, чи немає нічого зайвого.
  • Дайте прочитати лист колезі або, якщо можливо, керівнику. Погляд з боку допоможе визначити недоліки, які могли б не помітити.
  • Не забудьте вказати свій телефон/адреса електронної пошти. Це часто виявляється необхідним для швидкого вирішення проблеми, зазначеної в листі.
  • Крім загальних універсальних вимог і правил оформлення, треба враховувати, що кожен вид документа має свої особливості оформлення.

Пам’ятайте, що не всі документи мають повний перелік перерахованих вище реквізитів, а лише певний набір тих, які забезпечують юридичну силу і повноту саме це типу документа.

Вдалих вам угод і бажаних відповідей!

Варто почитати:

Додати:

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *